Assistant de Direction H/F - Schneider Electric

Description de poste

Contexte et enjeux

Vous jouez un rôle clé de coordination et de facilitation auprès d'un Vice-Président et, à titre complémentaire, d'un autre manager. Votre mission est de garantir la fluidité de l'organisation, la qualité des interactions et la confidentialité des informations dans un environnement international exigeant, multiculturel et impliquant de nombreux interlocuteurs.

Rattachement

Vice-Président - périmètre principal, représentant environ 80 % du temps ; support complémentaire auprès d'un autre manager ou Vice-Président, représentant environ 20 % du temps.

Localisation

Ce poste est localisé à Grenoble.

Votre rôle

Véritable point d'appui opérationnel du Vice-Président et de son équipe, vous anticipez les besoins, structurez les priorités et facilitez la prise de décision au quotidien. Vous coordonnez les agendas, les réunions et les déplacements internationaux, sécurisez les processus administratifs et contribuez à la qualité des communications du périmètre.

Vous participez également à l'amélioration continue de l'efficacité collective grâce aux outils d'intelligence artificielle, notamment Microsoft Copilot.

Vos missions

Périmètre principal - 80 %

• Gérer de manière proactive l'agenda et les emails du Vice-Président, hiérarchiser les sollicitations et signaler les priorités ou points d'attention.

• Pour lui et ses n-1:

• Préparer et coordonner les réunions institutionnelles et collectives : planification, invitations, documentation et logistique.
• Organiser les déplacements internationaux : transport, hébergement, visas si nécessaire, briefs et dossiers de voyage.
• Valider les notes de frais, en veillant à la stricte conformité.
• Piloter les animations et les communications du périmètre ainsi que les invitations associées : événements, réunions plénières et sessions ponctuelles.
• Gérer l'ensemble des commandes

• En autonomie, gérer les dossiers administratifs liés à l'activité de don de matériel : envois, réceptions et documents Cerfa, en coordination avec les parties prenantes internes et externes.

Support complémentaire - 20 %

• Gérer l'agenda d'un autre manager ou Vice-Président et prioriser les sollicitations.

• Passer les commandes nécessaires, traiter les notes de frais et organiser les déplacements.

Intelligence artificielle et amélioration des méthodes de travail

• Identifier les usages de l'intelligence artificielle susceptibles de simplifier les processus, d'automatiser certaines tâches récurrentes et d'améliorer la qualité du travail collectif.

• Exploiter Microsoft Copilot dans les outils du quotidien, notamment Outlook, Teams et Excel, afin de gagner en efficacité.

• Proposer et tester de nouvelles pratiques adaptées aux besoins de l'équipe.

• Accompagner les collaborateurs dans la prise en main et l'adoption de ces outils.

Votre profil

• Expérience confirmée en assistanat de direction ou assistanat exécutif, idéalement auprès d'un Vice-Président ou d'un membre d'un comité de direction, dans un environnement international.

• Excellente maîtrise d'Outlook, Teams et Microsoft 365, ainsi qu'une bonne aisance avec les outils de gestion des notes de frais et des déplacements, tels que Concur ou équivalent.

• Forte appétence pour les outils d'intelligence artificielle et capacité démontrée à les intégrer dans les pratiques de travail.

• Excellentes capacités d'organisation, de gestion des priorités et d'anticipation.

• Aptitude à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau et à représenter le Vice-Président avec tact et professionnalisme.

• Très grande discrétion et respect absolu de la confidentialité.

• Maîtrise du français et de l'anglais à un niveau C1 minimum.

Vos compétences clés

• Rigueur, fiabilité et sens du détail.

• Autonomie, proactivité et capacité à exercer un jugement adapté au contexte.

• Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles, notamment dans un environnement multiculturel.

• Intelligence relationnelle, sens du service et capacité à créer des relations de confiance.

• Culture de la confidentialité et de la conformité administrative.

• Optimisme communicatif et goût du travail collectif.

Vous cherchez à créer de l'IMPACT dans votre carrière?

Lorsque vous envisagez de rejoindre une nouvelle équipe, la culture d'entreprise est essentielle. Chez Schneider Electric, nos valeurs et nos comportements sont le fondement de la création d'une culture d'entreprise qui contribue à la réussite de l'entreprise. Nous pensons que nos valeurs IMPACT - Inclusion, Maîtrise, Raison d'Etre, Action, Curiosité, Travail d'équipe - commencent avec nous.

IMPACT est également une invitation à rejoindre une entreprise où vous pourrez contribuer à transformer l'ambition du développement durable en action, quelle que soit votre fonction dans l'entreprise. C'est un appel à associer votre carrière à l'ambition d'un monde plus résilient, plus efficace et plus durable.

Nous recherchons des IMPACT Makers, des personnes exceptionnelles qui transforment les ambitions de développement durable en actions à l'intersection de l'automatisation, de l'électrification et de la digitalisation. Nous célébrons les IMPACT Makers et pensons que chacun a le potentiel d'en être un.
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40milliards d'euros de chiffre d'affaires global
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150 000+ employés dans plus de 100 pays

Vous devez soumettre une demande en ligne pour que votre profil soit pris en considération pour un poste chez nous. Ce poste sera visible jusqu'à ce qu'il soit pourvu.

Schneider Electric aspire à être l'entreprise la plus inclusive et la plus solidaire au monde, en offrant des opportunités équitables à chacun, partout, et en veillant à ce que tous les employés se sentent valorisés et en sécurité pour donner le meilleur d'eux-mêmes. Nous pensons que nos différences nous rendent plus forts en tant qu'entreprise et en tant qu'individus. Nous nous engageons à promouvoir l'inclusion dans tout ce que nous faisons.

Chez Schneider Electric, nous respectons les normes les plus strictes en matière d'éthique et de conformité, et nous pensons que la confiance est une valeur fondamentale. Notre Charte de Confiance est notre Code de Conduite. Elle démontre notre engagement en matière d'éthique, de sécurité, de développement durable, de qualité et de cybersécurité. Elle sous-tend chaque aspect de notre activité ainsi que notre volonté de nous comporter de manière respectueuse et de bonne foi face à toutes nos parties prenantes. Découvrez notre charte de confiance

Schneider Electric est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. Notre politique est de fournir des opportunités d'emploi et d'avancement égales dans les domaines du recrutement, de l'embauche, de la formation, de la mutation et de la promotion de toutes les personnes qualifiées, indépendamment de l'origine, de la religion, de la couleur, du sexe, du handicap, de l'ascendance, de l'âge, du statut militaire, de l'orientation sexuelle, de la situation matrimoniale ou de toute autre caractéristique ou comportement protégé par la loi.