Secrétaire de Direction RH - Adjoint - Adjointe Administratif·ve H/F - Service Public

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

- Accueil des personnes (patients, usages, familles, professionnels...)
- Réception et traitement des courriers
- prise de note, frappe, mise en forme de supports écrits et diffusion
- Gestion de l'agenda
- Diffusion des listes de gardes, des notes d'information et de service
- Organisation des réunions, préparation des supports de présentation
- Gestion logistique : réservation des salles, des ordinateurs portables, du vidéoprojecteur, organisation et gestion des demandes de visio
- Gestion des stages
- Remplacement de la Secrétaire de Direction de la Direction Générale pendant ses absences

MISSIONS SPECIFIQUES DU POSTE

- participation à la préparation des calendriers annuels (un par instance) et diffusion sur intranet
- Organisation, préparation et suivi des instances RH (CSE, F3SCT, Comité Vigilance Violence)
- Gestion des ordres de missions ponctuels et permanents, des frais de déplacement et saisie en paie
- Gestion des stages en lien avec la Direction des Soins : recensement des besoins, partenariat avec les écoles (conventions) et saisie des gratifications stagiaires
- Enregistrement des congés annuels des psychologues
- Indemnisation des heures supplémentaires des instituteurs de l'Education Nationale
- Saisie et mise à jour des tableaux de bord afférents à son poste

COMPETENCES ET SAVOIR-ETRE

-Connaissances bureautiques approfondies
- Communication / relations interpersonnelles
- Capacité rédactionnelle
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Discrétion

- Diplôme niveau Bac en secrétariat, assistant-e de direction exigé

- Connaissance fonction publique hospitalière serait un plus