Assistant de Gestion H/F - Cibc Alpes Provence

*Poste à pourvoir rapidement* Forclusion des candidatures 18 Septembre

Sous la responsabilité de la Responsable administrative et financière, l'Assistant-e de gestion intervient en appui à la gestion administrative, financière et qualité de la structure et participe au suivi des indicateurs de pilotage de l'activité.

VOLET ADMINISTRATIF

-Être en appui à l'accueil multimodal des publics
-Prendre les messages et les transférer aux bons interlocuteurs
-Planifier des rendez-vous
-Participer à l'organisation des événements internes et externes
-Participer à la préparation et au suivi des réunions
-Instruire, suivre et classer les dossiers administratifs (structure, usagers)
-Renseigner et suivre les dossiers d'aide au financement
-Participer à la gestion administrative des appels d'offres et des subventions
-Renseigner et mettre à jour les outils de suivis administratifs

VOLET FINANCIER

-Éditer et suivre les devis et factures
-Participer au suivi budgétaire des actions
-Renseigner et mettre à jour les outils de suivi financier

VOLET QUALITE

-Participer à la bonne application des procédures
-Participer à la gestion des réclamations
-Gérer le suivi des alertes qualités
-Contrôler la conformité des pièces administratives
-Vérifier et participer à la complétude des dossiers
-Participer à la gestion des enquêtes liées aux prestations de service (satisfaction...)
-Participer aux audits qualités (préparation, suivi...)
-Être en appui sur la gestion qualité de la structure

VOLET APPUI AU PILOTAGE

-Renseigner et mettre à jour les outils de pilotage et de suivi, en veillant à la fiabilité des données
-Réaliser les extractions, consolidations et mises en forme de données nécessaires au suivi de l'activité et à leur exploitation
-Participer au suivi des indicateurs de pilotage financiers et d'activité
-Participer à la préparation et à l'élaboration régulière des états statistiques et reportings périodiques

Experience: 12 Mois

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la confidentialité des données,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).