Secrétaire Médicale - Sdis du Var H/F - Services départementaux d'incendie et de secours

Le Service Départemental d'Incendie et de Secours du Var situé au Muy (83490) recherche un agent de la filière administrative
de catégorie C pour occuper l'emploi de secrétaire médicale (H/F).

Missions principales et tâches associées :

1) Accueil et secrétariat général de la sous-direction santé (SDS)
- Accueil téléphonique et physique de la sous-direction santé
- Traiter et suivre le courrier entrant et sortant de la SDS
- Réaliser et suivre l'archivage des dossiers de la sous-direction santé
- Préparer et suivre les commissions médicales d'aptitude
- Suivre et réaliser les frais de déplacement et ordres de mission
- Rédaction de courriers, attestations et actes administratifs, etc. sur demande du médecin-chef ou du N+1
- Réaliser à la demande du N+1 un renfort administratif auprès de tous les groupements de la SDS

2) Visites médicales de médecine professionnelle et d'aptitude
- Gérer les cabinets médicaux périphériques et la planification des visites médicales
- Saisir les plannings des visites médicales dans le logiciel
- Gérer et optimiser les rendez-vous des visites médicales des sapeurs-pompiers
- Traiter les dossiers papier en retour des centres médicaux périphériques
- Prendre les rendez-vous des visites médicales d'engagements, de recrutements et de reprise ;
- Gestion des dossiers médicaux
- Classer tous les documents confidentiels (bilans, expertises, etc.) dans le dossier médical des agents
- Gestion des documents médicaux le cas échéant (contrôle par médecin, transfert, copie, etc.)
- Intégrer les comptes-rendus médicaux et expertises dans les dossiers médicaux informatiques
- Préparer le dossier administratif médical des visites d'engagement et de recrutement sur le logiciel médical
- Préparer et suivre les dossiers d'engagement pour le CCDSPV
- Suivre les dossiers d'engagements saisonniers (plages et casernes).
- Réaliser et suivre les demandes de dossiers médicaux entre SDIS

3) Suivi des formations internes à la SDS en lien avec le groupement formation du SDIS
- Saisir les formations dans Ebrigade (en partenariat avec l'infirmier professionnel référent)
- Suivre et préparer les documents nécessaires au déroulement des formations
- Suivre la logistique (informations aux stagiaires et déroulé du stage)

4) Budget et finances
- Suivre et contrôler les engagements, bons de commande et rapprochements des factures des examens prescrits par les médecins de la SDS selon la répartition des cabinets médicaux
- Suivre la ligne budgétaire associée aux examens médicaux
- Commande bureautique et ménager.

- Formation de secrétaire médicale et/ou expérience de secrétariat en milieu médical
- Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire
- Organisation des SDIS et de la sous-direction santé
- Maîtrise du fonctionnement administratif médical
- Notions budgétaires
- Fonctionnement des collectivités territoriales
- Maitrise des outils informatiques et bureautiques
- Respect du secret professionnel
- Devoir de réserve
- Discrétion
- Adaptabilité
- Organisé
- Réactivité