Assistant - Assistante de Mission H/F - Artelia

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l'eau, de l'énergie, de l'industrie et de la mobilité.

Détenu à 100% par nos salariés, nous sommes unis par une même passion, celle d'exercer un métier qui allie l'art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement.

Nos 11 000 collaborateurs et collaboratrices, dans plus de 40 pays, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l'humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d'expérience.

Pour faciliter la lecture, l'écriture inclusive n'est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.

Votre équipe

La Division GPSC (Grands Projets & Systèmes Complexes) composée de 2 branches GRANDS PROJETS et SYSTEMES COMPLEXES d'environ 100 collaborateurs, intervient dans la conception et la réalisation de projets industriels complexes : laboratoires, centre de R&D, industrie manufacturière et logistique, installations nucléaires etc... Elle réalise des missions de maîtrise d'oeuvre, d'assistance à maîtrise d'ouvrage et de clés en main pour le compte d'investisseurs publics et privés. Elle est principalement composée d'ingénieurs généralistes.

Rattaché(e) au pôle des assistantes et sous supervision de l'assistante de direction, vous aurez en charge d'appuyer les assistantes de mission dans le suivi administratif et qualité des missions qui vous seront confiées.

Vos missions

• Elaboration et mise en forme des documents (Frappe de courriers, comptes rendus...), en respectant la charte graphique du groupe,
• Usage quotidien des logiciels courants de bureautique (WORD, EXCEL, POWERPOINT, OUTLOOK,..),
• Usage quotidien des logiciels internes Groupe (FIORI, MYDSO, Gate),
• Organisation du classement du projet (contrats, courriers, CR, mail, etc...) conformément aux notes méthodes et aux dispositions particulières décrites dans le carnet de mission,
• Organisation des déplacements des RdM des missions confiées,
• Préparation de tableaux de bord du projet (liste des intervenants, suivi financier, suivi des entreprises consultées, suivi des entreprises désignées,....),
• Gestion administrative et financière de la sous-traitance (initiation du contrat de sous-traitance /commande, vérification des factures reçues, établissement de fiche de règlements, décomptes définitifs etc.),
• Vérification de la complétude de chaque dossier,
• Assurer les relances nécessaires, notamment auprès des responsables de missions, jusqu'à obtention d'un avis,
• Préparation des factures clients et traitement des factures des sous-traitants (suivi financier),
• Tenue d'agendas,
• Ouverture du courrier reçu,
• Archivage des dossiers en fin de mission.

Vos atouts

De formation Bac +2 en assistanat, gestion ou équivalent, vous disposez d'une expérience de 3 à 5 ans sur une fonction similaire, idéalement en entreprise d'ingénierie ou en entreprise de travaux.

Vous faites preuve de rigueur et d'organisation.

Enfin, vous maîtrisez le pack office (Word, Excel, Powerpoint) ainsi qu'Outlook.

Vous ne travaillez jamais seul, un bon esprit d'équipe, une grande curiosité et l'envie d'apprendre seront vos atouts pour réussir.