Secrétaire de Direction - Communaute de Communes Ouche et Montagne H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Au sein du département de Côte-d'Or et à proximité de l'agglomération dijonnaise, la Communauté de Communes Ouche et Montagne est un Établissement Public de Coopération Intercommunale. Impulsé par les 32 communes qui le compose, son territoire s'étend sur près de 320km². La diversité des 14 compétences développées par la Communauté de Communes Ouche et Montagne rend son territoire de plus en plus attractif, ce qui explique une démographie plus importante chaque année soit 11 586 habitants. L'organisation et les 130 agents qui la composent s'efforcent de répondre pour le mieux aux besoins des usagers.

Dans ce cadre, la Communauté de Communes Ouche et Montagne recrute un/une secrétaire de direction. Vous apportez une assistance permanente aux responsables du pôle Action sociale et familiale (90%) et du pôle Animation et développement du territoire (10%) en termes de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers de l'ensemble de ces services. Vous assurez plus particulièrement le secrétariat du service Enfance Jeunesse : vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif des différents accueils (enfance et jeunesse). Vous suivez l'ensemble des dossiers administratifs sous l'impulsion de la coordination enfance jeunesse. Vous apportez une aide permanente à la direction de ce service en termes d'organisation, de gestion de communication, d'information de classement et de suivi des dossiers. Vous assurez la gestion globale de la facturation et faites le lien entre les différents intervenants du service. Vous êtes l'interlocuteur privilégié des familles sur ce domaine.
Vous serez amené également à intervenir dans les domaines de la culture, la vie associative, le sport, et le tourisme en apportant une assistance administrative au responsable du pôle.

1) Assistance administrative des directeurs du pôle Action sociale et familiales et du pôle Animation et développement du Territoire (secrétariat, assistance administrative, traitement et suivi des dossiers familles, préparation et suivi de la facturation, réalisation des commandes des services, suivi administratif des travaux, demandes de subventions, ...)

2) Suppléance de l'agent chargé de l'accueil du siège administratif


Relations:
Internes : services, directions, élus

Externes :
- Partenaires publics : CAF, Conseil Départemental, Région, MSA
- Les services de l'Etat (Trésor Public, Préfecture)
- Usagers du service public
- Associations

Compétences techniques :
- techniques d'accueil physique et téléphonique
- techniques de secrétariat (rédaction de courriers, publipostage, classement et archivage de documents)
- techniques de gestion administrative (rapports, tableaux de bord et outils de planification)
- maîtrise des logiciels bureautiques (mailing, Outlook, internet, base de données, World, Excel, logiciel de facturation)

Compétences comportementales :
- rigueur
- autonomie
- capacité d'adaptation
- réactivité
- discrétion
- maitrise de soi et diplomatie, qualités relationnelles

Certification : Selon le profil : Bac à Bac +2 de formation administrative