Secrétaire Technique CVC H/F - INTERIM ONLINE PRO TECH

Interim Online Pro-Tech, agence d'intérim spécialisée dans les métiers du BTP et de l'industrie en Ile de France.

Avec nos 25 ans d'expérience dans le milieu de l'intérim sur des missions en bâtiment et dans l'industrie, nous bénéficions d'une expertise métier en recrutement et intérim sur les postes techniques de ce secteur.
Nous avons voulu mettre à profit cette expertise en créant une agence intérim à taille humaine, orientée sur l'accompagnement aussi bien de l'entreprise que de l'intérimaire, car quel que soit le côté où l'on se trouve, l'Humain est omniprésent dans le recrutement.

Vous aimez faire circuler les dossiers techniques sans perdre le fil ?

Au sein d'INTERIM ONLINE PRO TECH, vous assurez le suivi administratif des activités CVC.

Vous travaillez avec les techniciens, les clients et les fournisseurs pour garder des dossiers à jour et des demandes traitées au bon moment.

Les missions s'articulent autour du suivi, de la coordination et de la fiabilité des informations :

Vos missions principales

Gestion des dossiers d'appels d'offres : Constitution des dossiers de candidature (DC1, DC2, PPSPS) et préparation des propositions commerciales.

Suivi administratif des chantiers : Saisie et suivi des commandes, facturation (situations de travaux, DGD), gestion de la sous-traitance (agréments, DC4).

Relation clients & fournisseurs : Accueil téléphonique, gestion des devis, suivi des demandes de dépannage / maintenance et relance des impayés.

Support aux équipes techniques : Classement des plans, mise à jour de la documentation technique (DOE, DUST) et préparation des réunions de chantier.

Vous passez d'un appel à un dossier, puis à une relance, avec la même exigence de suivi.

Le poste demande de garder le rythme, d'anticiper les blocages et de sécuriser les échanges entre les équipes.

La maîtrise des outils bureautiques et une rédaction soignée sont attendues pour suivre les dossiers sans erreur.

Vous êtes aussi attentif aux priorités du jour et capable de relancer rapidement les bons interlocuteurs quand nécessaire.

Vous contribuez ainsi à un fonctionnement fluide des interventions et à un traitement fiable des demandes.

-Assister au quotidien le directeur général

-Lien avec le siège du groupe

-Accueil physique et téléphonique

-Gestion et classement du courrier

-Classement et suivi des dossiers

-Gestion administrative des chantiers

-Préparation des dossiers d'appel d'offre ( DCE, DC1,DC2)

-Suivi des ordres de service et PV de réception

-Gestion administrative des sous-traitants (DC4, cautions, aspect documentaire)

-Préparation et envoi des offres

-Participation aux attestations travaux

-Gestion du personnel et intérim

-Accueil des nouveaux salariés

-Suivi des intérimaires et saisie des pointages

-Suivi des visites médicales

-Facturation et suivi clients

-Etablissement et suivi des factures clients

-Recouvrement clients

Ce poste convient à une personne organisée, à l'aise avec les dossiers techniques et les échanges quotidiens.

Vous devez surtout combiner méthode, sens du suivi et communication claire :

- Vous avez une expérience en secrétariat, idéalement dans un univers technique ou bâtiment.
- Vous gérez les priorités avec méthode et gardez vos dossiers à jour sans relance.
- Vous rédigez avec soin, classez vite les informations et suivez plusieurs sujets en parallèle.
- Vous utilisez aisément les outils bureautiques et les logiciels de suivi courants.
- Vous communiquez clairement avec techniciens, clients et fournisseurs, à l'écrit comme à l'oral.
- Vous savez rester fiable, attentif aux détails et disponible face aux urgences du jour.