Un·e Secrétaire Pédagogique H/F - Université Côte d'Azur

L'IUT Nice Côte d'Azur est une composante d'Université Côte d'Azur.

Réparti sur quatre sites Menton, Nice, Sophia et Cannes, il est composé de dix départements d'enseignement et accueille 2 600 étudiant·es.

Nous recherchons notre futur·e assistant·e pédagogique !

Au sein de l'IUT Nice-Côte d'Azur, l'agent·e travaille au secrétariat du département CS (Carrières Sociales), sur le site de Menton, sous l'autorité du chef de département en collaboration avec les enseignant·es titulaires et vacataires et les étudiant·es en formation traditionnelle et en apprentissage.

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

Activités administratives

-réception téléphonique et orientation des correspondant·es;
-accueil et information des visiteur·euses;
-réception et dispatching du courrier;
-rédaction de courriers divers;
-classement et archivage.

Gestion des activités pédagogiques

-Gestion des activités pédagogiques accueil et information des étudiant·es, des enseignant·es titulaires et vacataires, et des entreprises partenaires ;
-transmission des informations officielles aux enseignant·es et aux étudiant·es par voie d'affichage et courrier électronique ;
-réalisation des emplois du temps sur ADE ;
-gestion des absences et collecte des fiches de contrôle des présences ;
-participation au bon fonctionnement des salles et au respect du matériel par les étudiant·es (ouverture et fermeture des salles en cas de besoin) ;
-coordination des actions liées à la formation en apprentissage ;organisation matérielle des examens et des devoirs surveillés (réservations des salles, organisation des surveillances, préparation des copies d'examens, duplication, mise sous pli des sujets, organisation de l'aménagement des DS pour les étudiant·es bénéficiant d'un arrêté de CAEH) ;
-préparation des jurys ;
-établissement et contrôle des conventions de stage ;
-Préparation des entretiens de recrutement ;participation à l'enquête nationale sur le devenir des étudiant·es
-Toutes autres activités pédagogiques nécessaires au fonctionnement du département.

Ce poste est fait pour vous si :

Vous possédez :

-Une bonne maîtrise des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook), des connaissances en techniques de gestion administrative et de secrétariat, en classement et archivage de dossiers (physiques et numériques), des connaissances en logiciels spécifiques (ADE, MHP, OSE, Apogée, Scodoc) ce qui constituerait un plus ;
-Des compétences de communication orale et écrite (maîtrise rédactionnelle); des compétences relationnelles et de travail collaboratif ; des compétences organisationnelles ;
-Des connaissances sur l'Université Côte d'Azur et l'IUT; sur la réglementation applicable au domaine et les procédures à suivre; sur la gestion de la confidentialité des informations et des données.

Vous êtes en capacité :

-De travailler en autonomie en concertation avec l'autorité hiérarchique ;
-D'élaborer et rédiger des documents de synthèse et des présentations structurées ;
-De prendre des initiatives et de pouvoir gérer les urgences.