Assistant de Direction H/F - Service Public

Liaisons hiérarchiques : le directeur
Liaisons fonctionnelles : avec le secrétaire général très régulièrement, avec les services administratifs dans leur ensemble selon les sujets

Vos activités principales :
- Tenue et rappel des agendas
- exploitation des courriels arrivant dans la boite du directeur : lecture, analyse, traitement, signalement à l'autorité si une action semble requise dans une posture de protection / vigilance / signalement des urgences critiques
- Gestion des prises de rendez-vous, des réunions, réservations de salles et déplacements ;
- prise de note et/ou exploitation des enregistrements audio des instances en vue d'assurer la rédaction des procès verbaux d'instances (conseil,d'administration, CSA et F3SCT, 9 par an environ);
- Accueil physique (occasionnel), téléphonique (régulier) et par courriel ;
- Informations de premier niveau à fournir aux interlocuteurs internes et externes ;
- Mise en forme et valorisation des supports écrits ;
- Préparation des dossiers de la direction (notamment directeur et secrétaire général) ;
- Prise en charge des aspects logistiques et matériels ;
- Formalisation et enregistrement des diverses notes ;
- Gestion de l'archivage, des versements et ou destruction de documents ;

Vos activités secondaires:

à la demande du directeur ou du secrétaire général, vous appuierez ponctuellement les différents services de l'Ecole dans une logique de renfort (bibliothèque, scolarité,RH, moyens généraux...) sur un savoir faire de type administratif (classement, rédaction, organisation de documents, relances...).

Connaissances, savoirs:
Connaissance de l'environnement administratif. La connaissance de l'organisation du ministère de la Culture et/ ou d'une école d'architecture sera appréciée.
Qualité de rédaction, de communication et d'organisation.
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité.

Savoir-faire :
Capacité de coordination et de travail en équipe.
Savoir-faire relationnel, capacité de liant entre les différents services de l'Ecole

Savoir être :
Faire preuve d'autonomie et de motivation.
Être réactif aux sollicitations.
Avoir le sens de l'anticipation, de l'organisation et de la rigueur.
Savoir accueillir du public (institutionnel, étudiants, enseignants, etc.), avoir le sens des relations humaines et du travail en équipe.
Etre agile, s'avoir s'adapter à une situation